Alexander S. Karaush

Использование новых технологий в библиотечном деле позволяет определить новые пути развития библиотек, как информационных центров для пользователей. Однако для качественного предоставления информационных ресурсов, необходимо иметь опыт создания и предоставления таковых ресурсов и опыт работы с пользователями, для которых этот ресурс представлен.

Во многих библиотеках современная вычислительная техника используется для разных задач, в основном:

Интренет, электронная почта;

По мере овладения основным информационными технологиями каждый человек проходит несколько этапов развития, которые определяются изученным и освоенным для дальнейшей работы программным обеспечением:

Имеются множество курсов, призванных помочь в освоении практически любых офисных программных продуктов и программ работы в Интернет.

В настоящее время для специалистов небольших библиотек существует большое “белое пятно” под общим названием, как это ни странно - “Автоматизация библиотеки”. Задачам “разложения на составляющие” автоматизации библиотечных процессов и посвящен этот тренинг-семинар.

С автоматизацией в библиотеках разного уровня сложилась интересная ситуация. Так, крупные библиотеки масштаба страны, региона, библиотеки вузов в основном уже определились с планами автоматизации и программным обеспечением для этих целей. Как правило, эти библиотеки имеют прекрасно подготовленных специалистов. С библиотеками же масштаба муниципальных, районных, НИИ и школьных образований ситуация не столь радужная. Осуществлять методические и технологические разработки, как в области библиотековедения, так и в области автоматизации эти библиотеки не в состоянии, да и не их это дело. Провести же испытания и апробацию существующих возможностей для автоматизации нет или времени, или опыта, или профессионализма. Однако, библиотека, освоившая новые технологии, получит источник для своего дальнейшего развития.

Из опыта школьных библиотек города Томска можно сказать, что после того, как в библиотеки двух школ передали компьютеры и установили программное обеспечение для автоматизации, руководители еще четырех школ приобрели компьютеры для своих библиотек.

Процесс управления выбором и выбор программного обеспечения для задач автоматизации библиотечной деятельности, равно как и внедрение можно представить следующими составляющими:
1. Определение видов работ, которые подлежат автоматизации.
2. Соответствие возможностей программного обеспечения к задачам автоматизации.
3. Определение требующихся вычислительных ресурсов для автоматизации.
4. Представление основных этапов внедрения программного обеспечения и составление предварительного плана.
5. Анализ полученных данных и принятие окончательного решения.
6. Настройки. Технологические вопросы программного обеспечения.
7. Администрирование программы.

Тренинг-семинар предназначен для специалистов муниципальных библиотек, библиотек районов, НИИ, школ, занимающихся новыми библиотечными технологиями, и призван дать представление о сложности и многогранности управления процессом выбора и освоения программы автоматизации.

Условно курс разбит на пять лекций.

Число слушателей составляет от 10 до 20 человек.

По окончании каждой лекции определяются направления для анализа и работы каждой из групп (состав группы 4-5 человек, всего не более 5 групп). Каждой группе дается на выбор программное обеспечение и группа проводит анализ по темам лекций для каждого выбранного программного продукта или группы программных продуктов.

Отдельные блоки данного курса были представлены при обучении:
1. заведующих муниципальными библиотеками города Томска;
2. групп библиотекарей школ города Томска;
3. студентов Томского университета АСУ и радиоэлектроники, обучающихся по специальности “Теория и техника защиты информации”.

Лекция 1.

Введение в системы автоматизации. Задача определения видов работ, которые подлежат автоматизации. Возможности программного обеспечения, присутствующего на российском рынке 2000-2001 года. Соответствие возможностей программного обеспечения к задачам автоматизации в конкретной библиотеке.

Система автоматизации - комплекс средств и методов, обеспечивающих процессы сбора, обработки, хранения и передачи информации, а также формирование управленческих воздействий.

Очень важным шагом является выбор задач для автоматизации, поскольку от этого выбора будет зависеть дальнейшее развитие организации в целом и определяться как материально-техническое, так и информационное состояние каждого подразделения этой библиотеки.

В каждой библиотеке существуют определенные виды работ, которые “не мешало бы” передать в ведение компьютера. И с каждым годом все большее и большее количество задач можно решить, используя вычислительную технику. В связи с этим возникает желание ничего не делать, а дождаться “идеальной” программы, которая бы все это делала при нажатии одной клавиши.

Программы для автоматизации становятся все более сложными и требующими дополнительного изучения. В то же время, если сделать логический анализ технологического и производственного процесса библиотеки, то окажется, что есть возможности его упростить с тем, чтобы, модернизировав, принять более простую программу для автоматизации.

Ни одна система автоматизации не заработает, если:

Программное обеспечение для автоматизации библиотечной деятельности можно условно разделить на задачи:

На данное время не существует программного обеспечения для автоматизации, удовлетворяющего все запросы библиотекарей, и, соответственно, способного решить все вышеперечисленные задачи. Поэтому особенно остро стоит вопрос о направлениях автоматизации каждой библиотеки, об использовании одной системы программ или работе с несколькими разными программными продуктами для увеличения эффективности.

На рынке программного обеспечения сложилась ситуация, когда разработкой сложнейших систем автоматизации крупнейших библиотек занимаются малочисленные группы программистов. В силу ограниченного опыта задач автоматизации ни одна из представленных на рынке систем не позволяет автоматизировать библиотеку “под ключ”. Однако при использовании некоторых систем автоматизации и дополнительно других программ существует возможность существенно упросить труд библиотекарей.

Лекция 2.

Ресурсы и затраты на автоматизацию. Определение требующихся вычислительных ресурсов для автоматизации. Представление и анализ основных этапов внедрения программного обеспечения и составление предварительного плана.

Автоматизация любого участка работ требует дополнительных затрат на период «перехода» технологий. При этом приходится поддерживать материально как традиционные технологии, так и все более прожорливые новые. В зависимости от потребностей и возможностей библиотек процесс освоения новых технологий может проходить как очень медленно, так и очень быстро.

Имеется мнение, что разработка новых моделей информационного взаимодействия библиотек и разработка новых технических решений, их апробация, подготовка технологии, написание программных продуктов для небольшой библиотеки масштаба 100 человек работающих – это нецелевое использование средств.

Лозунг «Кадры решают все» на данном этапе не работает, поскольку эти самые «кадры» должны нормально существовать, иначе библиотека будет автоматизирована плохо. Именно поэтому встает вопрос по работе со спонсорами, участию в различных проектах, работе с учредителями, для обеспечения дополнительных мотиваций для сотрудников, участвующих в этом процессе.

Для проведения автоматизации необходимо:

Все программное обеспечение для автоматизации – сетевое. Если нет компьютерной сети - про автоматизацию можно забыть.

Стоимость создания сети составляет примерно 50 процентов от стоимости оборудования, которое необходимо «соединить». При разработке информационной сети организации требуется обеспечить качественные каналы связи как между отдельными компьютерами, так и между филиалами организации.

Внедрение любого программного продукта (особенно лицензионного и дорогостоящего) следует начинать со знакомства с его демонстрационной версией. Если таковой не имеется, или организация не соглашается на предоставление Вам своего программного продукта в демонстрационных целях, то, по всей видимости - это «кот в мешке».

Основные критерии оценки программного обеспечения автоматизации библиотек:

План внедрения на начальном этапе составляется для каждого модуля системы автоматизации до запуска в производственный оборот.

Лекция 3.

Анализ полученных данных и принятие окончательного решения по выбору программы автоматизации.

В результате работы с несколькими системами автоматизации и составлении планов и задач под основные типы конкурирующих систем необходимо остановиться на одной из систем, руководствуясь следующими критериями:

По опыту автора, на рынке программное обеспечение для автоматизации не существует более 10 лет. Поэтому иногда возникает соблазн покупать несколько раз дешевые системы, чем один раз дорогую. В некоторых случаях этот подход срабатывает, однако при этом организация в течение всего времени находится на этапе внедрения новых информационных технологий, со стороны напоминающем долгострой. И в пору собирать «ветеранов», начинавших 3-х летний период автоматизации библиотеки, который уже в течение 15-ти лет закончиться не может.

Кроме этого стоит учитывать проблемы инженерно-технических работников. Так, после отладки всех процессов и настройки полного производственного цикла этим людям будет нечем заняться, при этом искусственное стимулирование ни к чему не приведет, эти люди покинут коллектив библиотек или создадут фирмы по обслуживанию вычислительных средств и программ автоматизации.

В результате окончательное решение по выбору системы автоматизации принимает руководитель (и, как правило, только он), поскольку:

Лекция 4.

Внедрение программного обеспечения в производственный процесс библиотеки. Технологические вопросы внедрения программного обеспечения автоматизации.

После того, как свершился выбор программы для автоматизации библиотеки, встает в полный рост основной вопрос: «А что же делать?». Те планы, что были разработаны ранее, на этапе знакомства с демонстрационной версией программы, кажутся неактуальными.

Программное обеспечение поначалу не поддается никакой критике, но со временем у руководителей и программистов эмоции стихают, и начинается плавная и упорная работа по освоению возможностей, заложенных авторами этой программы.

Задача руководителя - не потерять ниточки управления, как самим внедрением, так и традиционными библиотечными технологиями.

Кроме того, в большинстве библиотек России сложилась ситуация, где вся автоматизация делается руками одного человека, осевшего в библиотеке, как правило, бывшего программиста с богатым прошлым и опытом.

Ряд библиотек проходят еще один этап своего развития, который я бы начал так.

Вдруг, откуда ни возьмись, появляется человек, который предлагает внедрение нового программного продукта «на основе имеющегося опыта» без проблем. И то, что у этого специалиста нет опыта работы с библиографическими базами данных, и то, что он неправильно ставит ударение в слове каталог, глядя на карточный каталог, никого не смущает. Но в этом нет большой проблемы, он же назвал себя «Специалистом», пусть делает все, что хочет. Результатом такой работы «Специалиста» является просто потерянное время в лучшем случае, а в худшем случае - отсутствие коллектива программистов-технологов, которые перешли автоматизировать другие библиотеки.

Другой важной задачей является настройка полученной системы автоматизации, при этом в коллективе выясняется, что:

Если в библиотеке есть филиалы, где предстоит тоже установить компьютеры с новой системой автоматизации, то в процессе установки уже будет «устойчивое мнение коллектива» о возможностях программного обеспечения.

В этой связи, руководитель должен управлять настроениями коллектива, для удержания процесса «общественного мнения» в рамках, которые позволят освоить программу в максимально короткие сроки.

Лекция 5.

Администрирование автоматизированной системы

Ну вот, программа автоматизации прошла основные этапы освоения. Все модули успешно освоены или осваиваются. Документооборот в библиотеке принял совсем другие формы, и современная безбумажная технология показала себя с лучшей стороны. В библиотеке установлены компьютеры с электронным каталогом, рядом находится законсервированный карточный каталог, до которого уже «не доходят руки», поскольку все заняты работой по электронному каталогу и выполнением электронных заказов. Весь персонал знает, с какой стороны подходить к компьютеру и что такое «Интернет». Электронный каталог с полными текстами статей представлен как для читателей библиотеки, так и для пользователей в Интернете. Имеется возможность посмотреть наличие книг в других библиотеках и даже оформить электронный заказ на нужную книгу.

Идеально? Да, но все это может исчезнуть, если:

Работа администратора заключается не в том, что он сделал, когда система работала, а в том, что он смог сделать, когда система отказала. И порой несколько дней приходится разбираться в подпрограммах системы автоматизации, чтобы в нужном месте на карточке читателя появились данные о регистрации в подразделениях библиотеки.

Администратору приходится решать проблему отсутствия финансовых средств у библиотеки на настройку и поддержку разработчиками своих систем автоматизации. Как правило, разработчики максимально усложняют жизнь администраторам для того, чтобы организации оплачивали дополнительные консультации и семинары. Ни один из разработчиков программного обеспечения автоматизации библиотек не издал книгу простых советов по использованию, администрированию и настройке его системы, подобную, что имеется про офисные программы работы с текстами.

Отдельным вопросом можно поставить задачу модернизации (апгрейда) программного обеспечения, возможности которого предоставляют разработчики. Здесь необходимо выработать правила принятия или непринятия новой версии программного продукта, основываясь на критериях для конкретной библиотеки. Особенно серьезно стоит подходить к вопросу тестирования так как, может возникнуть ситуация, что новая версия программы «не пойдет», но все данные уже были конвертированы в формат новой версии программы и, что обидно, добавлены новые данные.

В результате грамотных действий по администрированию системы, работа библиотеки будет максимально эффективна.

A.C. Карауш

Апрель 2001 года